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Guía para la Emisión de Oficios y Circulares de las Dependencias de la Administración Universitaria
Introducción
Los lineamientos contenidos en el presente documento tienen por objeto proporcionar a las dependencias de la administración universitaria, un instrumento para hacer más eficaz la comunicación en forma escrita, así como uniformar la elaboración de los oficios y circulares de carácter institucional, en los que se solicita la atención u orientación en algún asunto específico, o bien se difunden las disposiciones normativas, instructivos para realizar trámites, y criterios de operación entre instancias universitarias. Este documento define el objetivo de la normatividad, así como los conceptos de oficio y circular; en seguida se indican los lineamientos para la estructuración de dichos documentos, y por último se presentan los anexos que ejemplifican las políticas descritas.
Objetivo
Establecer los lineamientos bajo los cuales se deberán elaborar los oficios y circulares que emitan las dependencias de la administración universitaria, unificando así la estructura y criterios para su emisión, así como facilitar su consulta y clasificación.
Políticas
- Los presentes lineamientos serán de observancia para todas las dependencias y entidades de la universidad.
- Se entenderá como oficio aquel documento oficial, que tiene por objeto la comunicación entre una instancia universitaria con otra(s) similar(es) u otra(s) externa(s). Los asuntos tratados en dicho instrumento serán de carácter oficial para comunicar, solicitar información, atender un trámite específico, orientar y atender dudas específicas, o para cualquier asunto relativo a las actividades de la Institución. En ningún caso tratará asuntos personales.
- Se entenderá como circular aquel documento oficial, cuyo objeto es la difusión institucional de disposiciones legales o administrativas, tales como: procedimientos, instrucciones, comunicados, criterios de operación, solicitudes de información, y todo aquel asunto de carácter institucional que permita a las dependencias y entidades de la Universidad conducir su administración bajo un mismo marco de acción.
- Las circulares por su contenido y alcance, deberán emitirse por los Titulares de las dependencias correspondientes.
- Los oficios y circulares deberán imprimirse con el escudo de la UNAM, tal como aparece en las hojas con membrete que suministra la Dirección General de Proveeduría. De no ser así, por tratarse de un documento impreso a través de computadora, el escudo oficial será similar al del papel membreteado, conservando las mismas proporciones. Anexo A.
- Los oficios y circulares deberán contener los siguientes elementos: encabezado, cuerpo o contenido y cierre del documento.
- El encabezado de los documentos, identificará con letras mayúsculas y remarcadas con "negrillas" el nombre de la dependencia emisora, y del área responsable de elaborar el oficio, en su caso, la clave del documento, el asunto al que se refiere, y el (los) destinatario(s) a quien (es) va dirigido. Adicionalmente, los oficios podrán indicar cuando sea necesario, el nombre de la persona que en particular dará atención al asunto. Anexos A y B.
- La clave de identificación del documento estará compuesta por la palabra que indica el tipo de documento (oficio o circular), las iniciales de la dependencia emisora, así como las siglas del área que elabora el documento en el caso de oficios, (sin considerar preposiciones, ni conjunciones) según las siglas señaladas en el Anexo C; el número de la circular a tres posiciones, o cuatro si se trata de oficios, y los dos últimos dígitos del año en que se emite Anexos A y B.
- El asunto al que se refieren los oficios y circulares, deberá indicar de manera breve y precisa la esencia del documento (procurando no exceder de tres líneas), Anexos A y B. En caso de que el documento trate más de un asunto, este espacio podrá extenderse a un máximo de cinco líneas, procurando que sólo ocurra por excepción.
- El destinatario en los oficios se conformará con el nombre, cargo del destinatario, dependencia de adscripción y la palabra "presente" al final de los mismos. Si el destinatario del oficio es externo a la Institución, se anotará el nombre y cargo del destinatario, nombre del organismo y el domicilio, en caso de ser necesario. Para las circulares el destinatario siempre se mencionará en forma colectiva, indicando los cargos o instancias a quienes se dirige el documento, así como la palabra "presente". Anexos A y B.
- En caso de requerirse que el asunto descrito en el oficio no sea sólo para el conocimiento, sino para que sea atendido por una instancia o persona en particular, se indicará At´n:, y a continuación el nombre y apellidos de la persona. Anexo A.
- Las circulares que sustituyan o complementen la información de alguna otra, deberán hacer referencia a la clave y año de emisión de la circular que se sustituye o complementa. Anexo B.
- Cuando una circular sea emitida conjuntamente por dos dependencias, el encabezado deberá mencionar el nombre de ambas instancias, y la clave será conformada con las iniciales de las mismas, separando cada dependencia con un guión. El número que se asigne será el consecutivo que lleve la dependencia que aparezca en primer término.
- Cuando se considere pertinente, por el asunto que trata el oficio o circular, se podrá indicar en el cuerpo o contenido del documento, la instancia y/o números telefónicos, correo electrónico, fax, etc., donde pueda obtenerse mayor información, o atenderse las dudas y/o aclaraciones relacionadas al asunto. Anexo A y B
- En caso de que se anexen formatos, instructivos o documentos complementarios, el contenido del oficio o circular tendrá que hacer referencia de los mismos, y podrá reiterarse en la parte final del cierre si se considera conveniente Anexo A.
- Después del contenido del oficio o circular, se incluirá como cierre "Atentamente"; el lema de la Institución; lugar y fecha de elaboración; así como el cargo y nombre del emisor. Todo ello remarcado con "negrillas" y alineado hacia la izquierda. Anexos A y B. Si el emisor lo considera pertinente podrá anotar una breve despedida, previa al cierre del documento.
- En las circulares emitidas conjuntamente por dos o más instancias, el cierre se ubicará en forma centrada. Los cargos, nombres y firmas de los titulares que la emiten estarán al mismo nivel, distribuidos del lado izquierdo y derecho respectivamente.
- Si el contenido del oficio o circular abarca más de una hoja, éstas deberán numerarse a partir de la segunda, en el ángulo inferior derecho de la hoja.
- Los oficios y circulares en los que el contenido del documento impida incluir el cierre y/o firma del emisor en la misma hoja, se deberán reestructurar los espacios del documento. De tal manera que por lo menos el último párrafo quede en la siguiente hoja, junto con el cierre y la firma.
- Cuando sea necesario enviar copia de un oficio a otras instancias para su conocimiento, deberán indicarse en el pie del documento las siglas c.c.p. (con copia para), y a continuación anotar el nombre, cargo y dependencia de adscripción del (los) destinatario (s), en caso de que esos sean de diferente dependencia a la que emite el oficio. Anexo A.
- En materia de circulares cuando se juzgue indispensable por la índole del asunto a tratar, se podrá marcar copia a la instancia que se considere pertinente.
- Tratándose de circulares internas, para uso exclusivo de cada dependencia, éstas deberán identificarse como CIRCULAR INTERNA, con la numeración y estructura que determine cada dependencia.
- En el caso de las circulares de difusión institucional, una vez firmadas, la dependencia emisora enviará una copia legible a la Dirección General de Personal, para su digitalización e integración al Catálogo de Circulares de la UNAM.
